Tổng quan về POS – POS (Point of Sale): Nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng trong thời đại số 

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phát triển và nhu cầu của người tiêu dùng ngày một đa dạng, hệ thống POS (Point of Sale) đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, POS còn hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, chăm sóc khách hàng, và theo dõi doanh thu một cách chi tiết. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các giải pháp POS hiện đại ngày nay mang lại khả năng tích hợp cao, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và đem lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. 

Vậy làm thế nào để hiểu đúng về POS? Bài viết này sẽ tổng hợp những thông tin quan trọng về POS và lợi ích khi sử dụng hệ thống POS trong bán hàng. 

Theo Wikipedia, POS là một thuật ngữ viết tắt của Point Of Sale, tạm dịch là “Điểm bán hàng”, dùng để chỉ các điểm phân phối hàng hóa bán lẻ như tạp hóa, chuỗi cửa hàng thời trang, nhà hàng… 

Vào năm 1879, James Ritty đã phát minh thiết bị có khả năng ghi lại tất cả số lần bán hàng và đặt tên là máy POS. Dần dần máy POS được phát triển trở thành các thiết bị hỗ trợ hình thức thanh toán bằng thẻ và quét mã QR như chúng ta thấy ngày nay. 

• Mang lại sự tiện lợi cho trải nghiệm của khách hàng khi mua sắm   
  • Máy POS cung cấp đa dạng phương thức thanh toán, đáp ứng nhiều loại thẻ như: thẻ tín dụng, thẻ ATM, thẻ chip, thẻ Contactless, mã QR,… Điều này giúp khách hàng phương thức thanh toán khi không mang tiền mặt hay thẻ bị hỏng, tạo sự tiện lợi cho khách hàng. 

• Hỗ trợ kết nối với các phần mềm bán hàng   
  • Hỗ trợ kết nối với các phần mềm bán hàng. Thanh toán dễ dàng. Hiển thị báo cáo trực quan ngay trên phần mềm. 
  • Khi sử dụng hệ thống POS, mọi giao dịch đều được ghi lại và thống kê bằng phần mềm chuyên dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp tính toán chính xác hơn các khoản doanh thu và có thể điều chỉnh quyết định kinh doanh hiệu quả. 

• Quản lý cửa hàng   
  • Máy POS hiện đại thường tích hợp phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, giúp người dùng theo dõi sát sao việc nhập/xuất hàng hóa. Qua đó, có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng, nhận diện và loại bỏ các mặt hàng bán chậm, tránh tình trạng hàng tồn kho gây ảnh hưởng tới dòng tiền và vốn của người dùng.  
  • Một số máy SmartPOS hiện đại giúp người bán lưu thông tin khách hàng, tích hợp các chương trình khách hàng thân thiết, sử dụng điểm thưởng,… giúp trừ tiền trên tổng hóa đơn, giảm thiểu sai sót so với khi giao/nhận tiền mặt. 

• Đẩy nhanh quá trình thanh toán   
  • Các giao dịch được thực hiện thanh toán nhanh chóng và chính xác, hạn chế được sai sót trong tính toán bằng tiền mặt 
  • Về phía khách hàng, họ chỉ cần quẹt thẻ hoặc quét mã QR, tiền thanh toán sẽ tự động chuyển tới cho cửa hàng. Quy trình giao dịch diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu được rủi ro sai sót do tính toán hoặc đưa nhầm tiền. 

• Cập nhật thường xuyên phần mềm để đảm bảo tính ổn định và bảo mật thông tin. 

• Lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh để tránh thêm nhiều chi phí không cần thiết. 

• Đào tạo cho nhân sự sử dụng để nâng cao năng suất và hiệu quả. 

• Thực hiện backup dữ liệu thường xuyên để phòng trường hợp mất dữ liệu. 

• Thường xuyên rà soát các giao dịch để giám sát và phát hiện kịp thời bất kỳ sự cố nào. 

• Hỗ trợ các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt  
  • Máy POS và hệ thống POS cho phép thanh toán không dùng tiền mặt, chính xác và nhanh chóng chỉ trong vài thao tác. 
• Cập nhật thông tin về các giao dịch thuận lợi cho việc quản lý   
  • Máy POS giúp người dùng có thể theo dõi và cập nhật thông tin giao dịch một cách tức thời về giao dịch mua bán, việc xuất, nhập kho,… Nhờ đó dễ dàng quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro. 
• Tổng hợp số liệu bằng báo cáo cụ thể   
  • Máy POS và hệ thống POS cung cấp báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, số lượng sản phẩm bán ra và các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Điều này giúp người dùng có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các quyết định bán hàng hợp lý hơn. 
• Quản lý số lượng hàng tồn kho   
  • Hệ thống POS giúp theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho, quản lý các đơn hàng một cách dễ dàng, chính xác. Qua đó giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu khách hàng và điều chỉnh giá một cách hợp lý. 
• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp , hiện đại , phù hợp với xu hướng số hóa hiện nay 
  • Với sự phát triển của xu hướng số hóa hiện nay, hệ thống POS đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và phù hợp với xu hướng số hóa cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Trước hết, hệ thống POS giúp tối ưu hóa các hoạt động bán hàng và quản lý cửa hàng, giảm lãng phí và tối đa hiệu quả hoạt động, thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của cửa hàng. Ngoài ra, hệ thống POS còn hỗ trợ các giao dịch nhanh và chính xác với nhiều phương thức thanh toán khác nhau, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện đại 

• Thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng và đơn đặt hàng 

• Thực hiện các giao dịch mua bán nhanh và chính xác 

• Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán 

• Giữ gìn an toàn tiền bạc và dữ liệu 

• Thực hiện giám sát và báo cáo tổng thể về tình hình hoạt động kinh doanh 

• Nhập dữ liệu hàng lên kho và theo dõi tồn kho 

• Thực hiện kiểm kê hàng tuần, tháng và năm