Cách tối ưu hóa chi phí khi sử dụng máy POS 

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hệ thống POS (Điểm bán hàng) đóng vai trò quan trọng trong công việc quản lý giao dịch và thanh toán. Tuy nhiên, nếu không được quản lý hợp lý, hệ thống chi phí vận hành này có thể tăng cao. Dưới đây là các chi tiết phân tích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sử dụng máy POS. 

1. Phân tích chi phí nhà cung cấp và cách tối ưu 

• Phí giao dịch : Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán mỗi khi có một giao dịch được thực hiện qua POS. Phí này thường dao động từ 1% đến 3% giao dịch giá trị, tùy chọn thuộc vào nhà cung cấp và loại thẻ tín dụng hoặc ví điện tử được sử dụng. Để tối ưu: 
  • So sánh các nhà cung cấp : Doanh nghiệp nên khảo sát ít nhất 3 nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn khả năng giao dịch hợp lý nhất. 
  • Xem xét chi phí dài hạn : Đôi khi nhà cung cấp có mức phí ban đầu thấp, nhưng sẽ tăng sau thời gian khuyến mãi. Doanh nghiệp cần xem xét cả yếu tố này để tránh bị bất ngờ khi chi phí tăng cao. 
  • Thương mại giảm phí : Nếu doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, bạn có thể thương mại với nhà cung cấp để nhận được tính phí chiết khấu thấp hơn. 
• Chi phí cài đặt ban đầu (Phí thiết lập ban đầu) : Một số nhà cung cấp có thể miễn phí cài đặt, trong khi có một số tính phí cao. Để tối ưu: 
  • Tìm kiếm các nhà cung cấp miễn phí cài đặt hoặc có chương trình khuyến mãi cho khách hàng mới. 
  • Yêu cầu chi tiết hợp đồng : Nhiều khi cài đặt ẩn trong các mục khác. Doanh nghiệp nên yêu cầu xác định toàn bộ các tài khoản được phát hiện trong quá trình cài đặt. 
• Chi phí thuê máy tháng : Chi phí này có thể cố định hoặc tùy chọn các loại máy POS và dịch vụ. Để tối ưu: 
  • Chọn dịch vụ phù hợp : Nếu doanh nghiệp không cần tính phức tạp, hãy chọn các gói dịch vụ cơ bản hơn sẽ tiết kiệm chi phí. 
  • Cung cấp khuyến mãi : Một số nhà cung cấp có chính sách giảm giá cho khách hàng sử dụng gói dịch vụ dài hạn hoặc thanh toán trọn gói. 

2. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống đám mây POS 

• Giảm phần cứng chi phí : Việc truyền tải POS thường được yêu cầu trên máy tính và hệ thống máy chủ riêng, dẫn đến mức tăng chi phí phần cứng. Với POS đám mây, tất cả dữ liệu được lưu trữ trực tuyến, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư máy chủ và phần cứng đỏ đỏ. 
  • Phân tích : Nếu là một doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ sử dụng hệ thống máy chủ, họ có thể mất từ 50 triệu đến 100 triệu cho việc mua và bảo trì máy móc. Trong khi đó, POS đám mây chỉ yêu cầu một tài khoản phí nhỏ hàng tháng. 
• Không cần thiết phải bảo trì máy chủ : Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, doanh nghiệp không phải trả tiền cho việc bảo trì hệ thống máy chủ. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về phần cứng và tăng cường hoạt động của linh hoạt. 
  • Phân tích : Việc thuê kỹ sư công nghệ thông tin để bảo trì hệ thống máy chủ có thể tiêu tốn từ 5 đến 10 triệu đồng mỗi tháng. Sử dụng POS đám mây loại bỏ hoàn toàn chi phí này. 
• Cập nhật phần mềm miễn phí : Hệ thống đám mây POS đã được cập nhật tự động từ xa, không cần thiết kế thủ công, giúp giảm chi phí nâng cấp phần mềm. 
  • Phân tích : Nâng cấp phần mềm truyền tải POS có thể có giá thành từ một số triệu triệu tùy chọn thuộc về nhà cung cấp. POS đám mây sẽ giảm hoàn toàn chi phí này. 

3. Bảo trì và nâng cấp thiết bị tối ưu 

• Bảo trì định kỳ để giảm chi phí sửa chữa : Bảo vệ hệ thống POS định kỳ giúp giảm thiểu rủi ro đột ngột, từ đó tránh được các chi phí sửa chữa cao. 
  • Phân tích : Một máy POS nếu không được bảo trì đúng cách có thể gặp trục trặc về phần cứng, khiến doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động bán hàng và mất doanh thu. Chi phí sửa chữa máy POS có thể tăng lên vài triệu đồng mỗi lần, đặc biệt với các loại linh kiện đỏ. 
• Sử dụng POS tương thích với nhiều thiết bị : Đơn giản lựa chọn hệ thống POS có thể tích hợp với các thiết bị có sẵn như máy tính bảng, điện thoại thông minh sẽ giúp tiết kiệm chi phí mua thêm thiết bị chuyên dụng. 
  • Phân tích : Hệ thống POS truyền thống yêu cầu mua thẻ thẻ và màn hình đặc biệt, có thể có giá từ 10 đến 20 triệu đồng. Trong khi đó, giải pháp POS trên bảng máy tính hoặc điện thoại di động chỉ cần cài đặt phần mềm, không cần mua phần cứng mới. 

4. Tận dụng các chương trình khuyến mãi từ nhà cung cấp 

• Thương mại chiết khấu phí giao dịch : Đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, bạn có thể phán xét để giảm phí giao dịch xuống dưới 1%, giúp tiết kiệm hàng triệu triệu đồng mỗi năm. 
  • Phân tích : Ví dụ, một nhà hàng có doanh thu 1 tỷ đồng mỗi tháng. Nếu phí dịch thuật là 2%, họ sẽ mất 20 triệu đồng mỗi tháng. Nếu năng lượng thành công để giảm xuống 1,5%, họ có thể tiết kiệm được 5 triệu mỗi tháng, tương đương 60 triệu mỗi năm. 
• Sử dụng các chương trình khuyến mãi khác : Một số nhà cung cấp POS thường đưa ra các chương trình ưu đãi như miễn phí thiết bị POS trong 3 tháng hoặc giảm phí giao dịch trong 6 tháng đầu. Sử dụng các ưu đãi này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản đáng kể. 

5. Đào tạo nhân viên để sử dụng hiệu quả hệ thống POS 

• Giảm thiểu lỗi giao dịch : Nhân viên được đào tạo kỹ năng sẽ sử dụng chính xác hệ thống POS, giảm thiểu các lỗi giao dịch và tránh lãng phí thời gian và chi phí xử lý sai sót. 
  • Phân tích : Nếu mỗi tháng có 10 giao dịch sai sót, tạo ra phải hoàn tiền và thực hiện lại giao dịch, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn phát sinh phí bổ sung từ nhà cung cấp. Việc đào tạo đúng cách sẽ giảm thiểu những sai sót này. 
• Tăng hiệu suất làm việc : Nhân viên quen thuộc với hệ thống POS có thể xử lý giao dịch nhanh hơn, giúp tăng tốc độ phục vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao thu nhập. 
  • Phân tích : Mỗi giao dịch chậm hoặc sai sẽ làm mất đi cơ hội phục vụ khách hàng tiếp theo. Đào tạo nhân viên giúp tăng tốc độ xử lý thanh toán, từ đó tối ưu hóa doanh thu. 

6. Kiểm tra và quản lý báo cáo giao dịch thường xuyên

• Theo dõi chi phí giao dịch thường xuyên : Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra báo cáo giao dịch để phát hiện bất kỳ chi phí giao dịch nào tăng cao bất ngờ, từ đó có giải pháp điều chỉnh phù hợp. 
  • Phân tích : Nếu phí giao dịch tăng từ 2% lên 3% mà doanh nghiệp không phát hiện kịp thời, tài khoản chi phí phát sinh có thể tăng hàng triệu triệu mỗi năm. 
• Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động : Phân tích báo cáo từ hệ thống POS có thể giúp doanh nghiệp xác định thời gian cao để tối ưu hóa quy trình bán hàng và điều phối nhân viên. 
  • Phân tích : Nếu dữ liệu cho thấy doanh thu cao nhất vào buổi chiều, doanh nghiệp có thể tăng cường nhân viên vào thời điểm này để tối đa hóa số lượng khách hàng được phục vụ. 

7. Sử dụng các phương thức thanh toán không tiếp xúc để tiết kiệm chi phí 

• Giảm chi phí về thời gian và nhân lực: Thanh toán không tiếp xúc (Contactless Payments) giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng hơn so với thanh toán truyền thống bằng tiền mặt hoặc quẹt thẻ. Thời gian giao dịch ngắn hơn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể phục vụ được nhiều khách hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian mà không cần phải tăng số lượng nhân viên thu ngân. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. 
  • Phân tích: Trong các giờ cao điểm, việc giảm thiểu thời gian giao dịch vài giây mỗi lần có thể giúp doanh nghiệp phục vụ nhiều khách hàng hơn, dẫn đến tăng doanh thu mà không cần thuê thêm nhân viên. Với các doanh nghiệp như nhà hàng, quán cà phê, hay cửa hàng bán lẻ, điều này có thể tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi tháng chi phí nhân lực. 
• Giảm chi phí giấy in hóa đơn và quản lý tiền mặt: Khi sử dụng thanh toán không tiếp xúc qua điện thoại di động hoặc thẻ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nhu cầu in hóa đơn giấy, từ đó tiết kiệm chi phí giấy và mực in. Ngoài ra, việc hạn chế giao dịch bằng tiền mặt còn giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí liên quan đến việc kiểm đếm, lưu trữ và vận chuyển tiền mặt. 
  • Phân tích: Một cửa hàng có thể chi hàng trăm ngàn đồng mỗi tháng chỉ cho việc in hóa đơn giấy. Sử dụng thanh toán không tiếp xúc và hóa đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm chi phí này. Đồng thời, giảm thiểu quản lý tiền mặt cũng giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi kiểm đếm và giảm nguy cơ thất thoát tiền bạc. 
• Giảm phí giao dịch so với các phương thức truyền thống: Nhiều nhà cung cấp thanh toán không tiếp xúc có mức phí giao dịch thấp hơn so với thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một phần phí giao dịch, nhất là với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn. 
  • Phân tích: Một doanh nghiệp có thể phải trả phí giao dịch từ 1.5% đến 3% khi sử dụng các hệ thống POS truyền thống. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp dịch vụ thanh toán không tiếp xúc có thể cung cấp mức phí thấp hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể khi thực hiện nhiều giao dịch hàng ngày. 
• Tăng cường bảo mật, giảm chi phí liên quan đến gian lận: Thanh toán không tiếp xúc có tính bảo mật cao hơn so với các hình thức thanh toán truyền thống, giảm nguy cơ gian lận và mất mát tài chính do các giao dịch không hợp lệ. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các khoản chi phí phát sinh từ việc giải quyết tranh chấp hoặc mất cắp thông tin thẻ. 
  • Phân tích: Một vụ gian lận thẻ tín dụng có thể khiến doanh nghiệp tổn thất hàng triệu đồng, cộng thêm các chi phí pháp lý và quản trị để giải quyết. Việc sử dụng thanh toán không tiếp xúc với các lớp bảo mật bổ sung như mã hóa dữ liệu và xác minh sinh trắc học có thể giảm thiểu rủi ro này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và bảo vệ uy tín. 

8. Sử dụng POS đa năng để giảm chi phí vận hành 

• Giảm thiểu việc phải mua nhiều hệ thống riêng lẻ: Một hệ thống POS đa năng có khả năng tích hợp quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho, và các công cụ phân tích doanh thu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phải mua các phần mềm hay thiết bị riêng biệt cho từng mục đích. 
  • Phân tích: Nếu một doanh nghiệp phải mua hệ thống quản lý tồn kho riêng lẻ và phần mềm phân tích doanh thu, họ có thể tốn từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi năm cho các dịch vụ này. Một hệ thống POS tích hợp sẽ giảm bớt các khoản chi phí đó, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà không tốn thêm ngân sách cho các phần mềm khác. 
• Tích hợp phương thức thanh toán đa dạng: Các hệ thống POS hiện đại thường tích hợp nhiều phương thức thanh toán, bao gồm thẻ tín dụng, ví điện tử, và QR code. Điều này không chỉ giúp tối ưu trải nghiệm khách hàng mà còn giảm chi phí vận hành nhiều thiết bị khác nhau cho các loại thanh toán khác nhau. 
  • Phân tích: Thay vì phải mua riêng thiết bị đọc thẻ tín dụng, thiết bị quét QR code, và hệ thống quản lý tiền mặt, doanh nghiệp chỉ cần một hệ thống POS có khả năng tích hợp đầy đủ, giúp tiết kiệm hàng triệu đồng cho thiết bị. 

9. Tự động hóa quy trình thanh toán và báo cáo 

• Giảm chi phí lao động: Một hệ thống POS tự động hóa các quy trình như lập hóa đơn, quản lý giao dịch và tạo báo cáo doanh thu giúp giảm khối lượng công việc thủ công, từ đó doanh nghiệp không cần thuê thêm nhiều nhân viên chỉ để xử lý các nhiệm vụ này. 
  • Phân tích: Một nhân viên làm việc bán thời gian để quản lý và lập báo cáo doanh thu có thể tiêu tốn doanh nghiệp khoảng 5 triệu đến 7 triệu đồng mỗi tháng. Sử dụng hệ thống POS tự động hóa quy trình này giúp doanh nghiệp giảm bớt nhu cầu nhân sự và tiết kiệm khoản chi phí lớn. 
• Tự động hóa báo cáo tài chính: Một số hệ thống POS hiện đại có thể tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết và tự động, giúp giảm thiểu sai sót khi lập báo cáo thủ công và tiết kiệm thời gian cho kế toán. 
  • Phân tích: Nếu không có hệ thống tự động, doanh nghiệp phải mất thêm chi phí thuê kế toán viên kiểm tra sổ sách hoặc phần mềm kế toán, có thể tiêu tốn từ 10 đến 20 triệu đồng mỗi năm. 

10. Tích hợp với các công cụ quản lý khách hàng

• Tối ưu hóa chi phí marketing và chăm sóc khách hàng: Hệ thống POS có thể tích hợp với các công cụ quản lý khách hàng (CRM), giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và từ đó thực hiện các chiến dịch chăm sóc khách hàng, giảm chi phí marketing bằng cách tập trung vào khách hàng hiện có. 
  • Phân tích: Một nghiên cứu cho thấy việc duy trì khách hàng cũ tiết kiệm từ 5 đến 25 lần chi phí so với việc thu hút khách hàng mới. Sử dụng hệ thống CRM tích hợp với POS giúp doanh nghiệp tạo chương trình khách hàng thân thiết và ưu đãi cá nhân hóa, tăng tỷ lệ quay lại mà không cần đầu tư mạnh vào marketing. 
• Giảm chi phí cho việc quảng cáo không hiệu quả: Khi đã có thông tin cụ thể về khách hàng, doanh nghiệp có thể đưa ra các chương trình khuyến mãi hoặc thông tin sản phẩm phù hợp với từng nhóm khách hàng, từ đó giảm chi phí cho các chiến dịch quảng cáo rộng rãi nhưng không đem lại hiệu quả cao. 
  • Phân tích: Một hệ thống POS có thể giúp doanh nghiệp phân tích thói quen mua sắm của khách hàng, giúp tối ưu hóa các chiến dịch khuyến mãi và tiết kiệm chi phí quảng cáo không cần thiết. 

11. Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho 

• Giảm lãng phí và chi phí hàng tồn: Hệ thống POS hiện đại có chức năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tránh việc đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít, từ đó giảm chi phí lưu kho và giảm lượng hàng tồn bị hỏng hóc hoặc quá hạn. 
  • Phân tích: Một nghiên cứu cho thấy rằng quản lý tồn kho không hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp mất đến 10% doanh thu hàng năm. Sử dụng hệ thống POS theo dõi hàng tồn theo thời gian thực giúp giảm thiểu lãng phí này và cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa. 
• Tự động hóa quy trình đặt hàng: POS có thể tự động thông báo khi số lượng hàng trong kho thấp hơn mức yêu cầu, từ đó giúp doanh nghiệp đặt hàng kịp thời mà không cần kiểm kho thủ công, giảm chi phí lao động và tránh việc hết hàng. 
  • Phân tích: Quản lý thủ công đòi hỏi doanh nghiệp thuê thêm nhân viên để kiểm kê kho, và có thể gặp sai sót, dẫn đến việc đặt hàng không chính xác. Một hệ thống POS tự động hóa quy trình này giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 

12. Sử dụng dữ liệu từ hệ thống POS để ra quyết định kinh doanh chính xác 

• Phân tích xu hướng tiêu dùng: Dữ liệu từ hệ thống POS giúp doanh nghiệp nhận biết được xu hướng mua sắm của khách hàng, từ đó tối ưu hóa danh mục sản phẩm, tập trung vào những mặt hàng có lợi nhuận cao và giảm bớt những sản phẩm kém hiệu quả. 
  • Phân tích: Một doanh nghiệp có thể mất hàng triệu đồng mỗi năm khi đầu tư quá nhiều vào các sản phẩm không bán chạy. Dữ liệu từ POS giúp họ ra quyết định chính xác hơn, tối ưu hóa lợi nhuận và giảm chi phí hàng tồn không cần thiết. 
• Tối ưu hóa lịch trình làm việc của nhân viên: Dữ liệu POS cũng có thể giúp doanh nghiệp xác định giờ cao điểm và thấp điểm, từ đó lên kế hoạch điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên một cách hiệu quả, tránh việc lãng phí nhân sự trong giờ thấp điểm. 
  • Phân tích: Một doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng triệu đồng mỗi năm nếu sử dụng nhân sự hiệu quả hơn vào các khung giờ bận rộn, và giảm thiểu nhân viên làm việc vào giờ thấp điểm. 

13. Kết luận  

Việc tối ưu hóa chi phí khi sử dụng máy POS không chỉ là việc lựa chọn thiết bị và nhà cung cấp dịch vụ mà còn bao gồm việc tận dụng tối đa các chức năng mà hệ thống POS mang lại, từ quản lý hàng tồn kho, báo cáo tài chính, đến việc phân tích xu hướng tiêu dùng của khách hàng. Bằng cách kết hợp các chiến lược trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, đồng thời cải thiện hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện.